Sekretaris adalah profesi di bidang administrasi yang mendukung pekerjaan di kantor agar berjalan dengan lancar. Sekretaris dibutuhkan di hampir semua perusahaan. Maka, peluang kerja untuk profesi ini terbuka lebar.
Gaji yang ditawarkan perusahaan untuk posisi sekretaris beragam. Berdasarkan data review gaji di situs Qerja, gaji sekretaris paling rendah dimulai dari angka Rp 1,5 juta. Tetapi, perusahaan besar berani membayar gaji hingga Rp 12 juta untuk posisi sekretaris direksi. Bahkan, sekretaris menteri bisa mendapat penghasilan hingga Rp 25 juta.
Jika Anda tertarik menjadi sekretaris, simak beberapa keterampilan penting yang perlu dimiliki berikut ini.
Komunikasi
Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki kemampuan komunikasi yang baik secara lisan maupun tulisan. Sekretaris akan berhubungan dengan atasan dan klien baik tatap muka maupun lewat dunia maya. Maka, pesan yang harus disampaikan saat berbicara atau dalam surat menyurat harus jelas.
Untuk mengasah keterampilan ini, Anda bisa mengambil kelas menulis. Pada kelas tersebut, Anda akan belajar bagaimana mengomunikasikan pesan yang ada di dalam pikiran menjadi tulisan yang jelas dan formal.
Menguasai Software Pendukung Pekerjaan
Hampir semua pekerjaan sekretaris menggunakan alat bantu komputer. Maka, Anda harus menguasai berbagai software komputer yang mendukung pekerjaan. Anda perlu belajar menggunakan program produktivitas seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, hingga aplikasi email dan platform penjadwalan.
Mungkin Anda sudah familiar dengan produk Microsoft sejak duduk di bangku kuliah. Tapi, jika serius ingin menjadi sekretaris, maka Anda bisa memperdalam pengetahuan tentang berbagai software tersebut dengan mengikuti kelas online atau webinar.
Manajemen Organisasi dan Waktu
Pekerja di bagian administrasi seperti sekretaris akan mendapat banyak informasi dari atasan, klien, maupun kolega. Anda harus bisa mengatur semua materi tersebut agar tersusun rapi, mulai dari dokumen kertas, file yang ada di komputer, hingga jadwal pertemuan. Salah satu cara untuk mengasah keterampilan ini bisa dimulai dari diri sendiri dengan menyusun meja kerja, rajin membuat to-do-list , dan merancang alur kerja.
Selain itu, sekretaris juga harus pandai mengatur waktu pekerjaan. Memang, tugas-tugas yang Anda dapatkan tampak mudah dan sepertinya cepat selesai. Tetapi, bagaimana kalau pekerjaan mudah itu jumlahnya sangat banyak? Maka, Anda harus bisa bekerja cerdas, berlatih ketik cepat, hingga berusaha mengoptimalkan produktivitas.
Kemampuan Pemecahan Masalah
Tantangan dalam profesi sekretaris tidak mudah. Terkadang, pekerjaan tidak berjalan sesuai rencana, meski Anda sudah melakukan pengaturan sedemikian rupa. Sebagai contoh, ketika harus mengatur ulang jadwal meeting untuk orang-orang yang sangat sibuk, atau menghadapi klien yang sulit. Pada situasi seperti ini, Anda harus bisa menyelesaikan masalah sendiri.
Kemampuan pemecahan masalah akan bisa dikuasai seiring waktu, berdasarkan pengalaman. Selain itu, Anda bisa mengasah keterampilan ini dengan melakukan olahraga tim atau organisasi sosial.
Perhatian pada Detail
Sekretaris harus jeli dan memperhatikan detail dalam pekerjaannya. Anda mesti tahu dokumen yang belum dilengkapi tanda tangan hingga typo pada surat resmi yang tampak tidak profesional.
Untuk mendapatkan keterampilan ini, Anda bisa membiasakan diri memeriksa pekerjaan berulang kali. Baca kembali surat elektronik atau dokumen resmi lain yang sudah disusun. Atau, Anda juga bisa menggunakan software tertentu untuk mengecek ejaan bahasa.
Lima keterampilan di atas mesti dimiliki oleh calon sekretaris hingga sekretaris level menengah. Saat karier sekretaris sudah meningkat, maka Anda perlu mengasah keahlian lain. Sebagai contoh kemampuan membuat rencana untuk tugas yang tidak diantisipasi sebelumnya, hingga kepekaan untuk menyaring informasi rahasia. Hal itulah yang membuat perusahaan mau membayar gaji seorang sekretaris dengan harga tinggi.
Jika Anda berminat berkarier di bidang ini, maka mulailah mengasah keterampilan tersebut dari sekarang. Anda bisa menemukan berbagai pelatihan yang mendukung pekerjaan ini di dunia maya. Pastikan kursus dipilih bisa membuat Anda menjadi sekretaris yang andal.
